每年,總有一些大學畢業生不知道自己的檔案如何存放,最終成為“棄檔族”,導致其今后就業、評職稱等環節遇到諸多不必要的困難。專家認為,當前一方面應該強化社會、學校和畢業生個人的檔案意識,要求有關部門和高校嚴格執行檔案管理法規,另一方面應該加快推動畢業生紙質檔案信息化步伐,將各部門掌握的個人信息統一整合成高效實用的“大檔案”,為全社會人才開發和流動、誠信體系建設等工作提供更好的支撐。

    檔案去哪兒了?——要么自己拿要么不知所蹤

    李佳斌已經從河南省某高校畢業四年,這期間一直自己保管檔案。他說,如果不去體制內單位,根本沒有人找你要檔案。“從來沒有單位要過檔案,自己保管多方便,還不用花錢。”

    我國《流動人員人事檔案管理暫行規定》規定,流動人員人事檔案管理機構為縣及縣以上黨委組織部門和政府人社部門所屬的公共就業和人才服務機構,并嚴禁個人保管人事檔案。

    然而記者在采訪中了解到,很多畢業生并不清楚檔案應該如何存放,要么自己拿著,要么根本不知道放在哪里。

    一些學校為了省事省錢,將檔案密封后違規交給畢業生個人,之后便不再管理;一些畢業生因為所在單位沒有資格接收檔案,或者不要求檔案審查,從畢業之日起,檔案一直躺在畢業生家里睡大覺;還有一些畢業生因出國深造,或急于找工作,未辦理任何戶檔轉移或保存手續,一走了之;另一些畢業生是先前申請將戶口檔案暫存在學校,暫存期滿后仍有一些學生對自己的戶檔不聞不問。

    檔案有什么用?——體制外單位利用率較低

    人事檔案本是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的,記錄和反映個人經歷、德才能績和工作表現,個人身份、學歷、資歷等方面的重要依據。畢業生的人事檔案由其學籍檔案轉化而來。

    然而記者調查發現,畢業生檔案由于內容單一,體制外的單位利用率較低。

    高校畢業生學籍檔案里裝有普通高考考生電子檔案、高等學校畢業生登記表、大學學習成績單、黨團材料、獎懲材料、學生體格檢查表、報到證等文字材料。

    不少用人單位負責人表示,這些材料不能全面反映畢業生的個人情況,比如托福、雅思等英語考試成績、個人信用情況等信息,都不能反映;另外很多表格都是學生自己填寫,學校負責蓋章,真實性很難把握。

    于是這直接造成了很多用人單位不再看畢業生檔案的后果。

    吉林省人才市場檔案管理負責人表示,對于非國有單位,工資、職務都由單位內部自行確定,只有變動工作調到國有單位,檔案才直接關系到個人的切身利益。

    此外,一些人才市場長期從事檔案管理工作的人士表示,紙質檔案不易保存,浪費了大量紙張,檔案轉接還要花費不少的費用,不僅僅是檔案管理機構有負擔,也給畢業生增添了經濟壓力。

    電子檔案有多遠?——與征信等信息整合成數據庫

    鑒于目前畢業生人事檔案的現狀,專家建議高校強化檔案管理工作的就業服務功能,使得用人單位通過檔案渠道充分了解畢業生的情況,增加畢業生的就業競爭力。

    北京師范大學檔案館館員徐宏江認為,一方面,應該實現檔案的電子化和網絡化,符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時、快捷地查詢意向人選不涉及隱私的檔案信息;另一方面,國家有關部門應推動高校畢業生檔案與中國人民銀行征信、誠信檔案、學籍信息等系統整合。

    事實上,我國人社、教育等部門和很多高校都建設了一定規模的學生信息數據庫,但比較分散。“如果國家能夠將這些數據庫統一整合起來,把各種個人信息數據庫相銜接,就可以建成全面的個人檔案信息系統,既有利于各部門的信息共享,也將最終使得畢業生受益。”吉林省高校畢業生就業指導中心綜合業務部部長范志杰說。

    此外,專家還建議,有關部門應要求高校必須嚴格執行檔案轉遞制度,并提醒畢業生盡快將檔案轉至單位或就業服務部門及人才代理機構等人事部門,避免給自己的未來的工作和生活帶來不便。